Nominations par le gouverneur en conseil

Section 1 – Aperçu de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

  1. Nom du programme ou de l’activité: Nominations par le gouverneur en conseil
  2. Institution responsable pour livrer le programme ou l’activité : Sécurité publique Canada
  3. Fonctionnaire responsable de l’évaluation des facteurs liés à la vie privée:  Directeur général, Affaires du Cabinet et parlementaires, et services exécutifs
  4. Chef de l’institution/Délégué pour l’article 10 de la Loi sue la protection des  renseignements personnels:  Sous-ministre adjoint, Secteur des affaires du portefeuille et communications
  5. Description du programme ou de l’activité (de l’architecture des activités de programme)
    Traitement des applications pour des nominations par le gouverneur en conseil. Ceci fait partie des Services internes de la Sécurité publique Canada tel que décrit dans l’Architecture d’alignement des programmes.
  6. Description de la classe des documents associée au programme ou à l’activité: 

    Conseils d’administration, comités et conseils

    Description : Comprend des données se rapportant à l’établissement, à l’organisation, aux fonctions, aux activités et à la gestion de conseils d’administration, comités et conseils (et au sujet des titulaires des postes dotés par décret) qui sont propres à une institution donnée et qui ont été mis sur pied pour assurer la surveillance et l’orientation de l’institution et lui fournir des recommandations. Les données peuvent comprendre de l’information sur la mise en candidature, la nomination, la démission ou la cessation d’emploi des membres, notamment les critères d’identification et de sélection des membres, les modalités de leur nomination (p. ex., le traitement, les honoraires et l’indemnité quotidienne), leurs rôles et responsabilités et la documentation de soutien administratif. Les données peuvent aussi comprendre la correspondance entre les membres et l’institution et avec le cabinet du ministre de tutelle, au sujet de la sélection des membres, ainsi qu’avec le Bureau du Conseil privé au sujet des titulaires des postes dotés par décret.

    Types de documents : Mandats, ordres du jour, procès-verbaux de réunions, avis, comptes rendus de réunion, documents sur les recommandations, notes de synthèse et documents de discussion, curriculums vitæ, demandes de remboursement de frais de voyages, documents de politique, photographies, vidéos, matériel de communication diffusés dans tous les formats (y compris par l’entremise des sites Web de l’institution), discours, documentation relative à des vérifications et à des évaluations, rapports annuels, décrets, correspondance, fiches documentaires, rapports et autres.

    Numéro du document : NDP 938

  7. Fichier de renseignements personnels (FRP):

    Nominations par le Gouverneur en conseil

    Description : Sont décrits dans ce fichier les renseignements recueillis à l’appui des nominations du gouverneur en conseil dans les institutions fédérales. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre: le nom complet de la personne, ses coordonnées, sa langue officielle de préférence, sa date de naissance, son pays natal, sa citoyenneté, son sexe, sa situation de famille, son numéro d’assurance sociale (NAS), un numéro d’identification exclusif (p. ex., un numéro d’employé unique), les modalités de sa nomination, y compris sa rémunération (p. ex., traitement, honoraires, indemnité quotidienne) et ses avantages sociaux, sa signature, ses limitations physiques et toute autre information médicale pertinente, des photographies ou d’autres enregistrements visuels, sa scolarité, sa situation d’emploi, ses antécédents de travail, ses affiliations professionnelles, de l’information sur ses cartes de crédit et son établissement bancaire, sa cote de sécurité au gouvernement, des données biographiques (y compris des renseignements sur les membres de sa famille), toute déclaration de conflit d’intérêts, des lettres de référence/de recommandation, la date de nomination, la durée de la nomination et la date de démission, s’il y a lieu.

    Catégorie de personnes : Les titulaires actuels et les anciens titulaires des postes dotés par décret ainsi que les membres de leur famille.

    But : Les renseignements personnels recueillis servent dans le processus d’identification et de sélection des personnes nommées par décret, comme les présidents et les chefs de la direction de sociétés d’état, les dirigeants d’organismes et les membres des conseils d’administration. Les candidats retenus sont nommés par décret, selon un processus géré par le Bureau du Conseil privé. Les renseignements personnels servent aussi à gérer l’administration des dépenses (p. ex., les frais de voyage) et les régimes de rémunération et d’avantages sociaux, à faire des évaluations du rendement, à tenir un répertoire des membres actuels et des anciens membres, à enregistrer d’éventuels conflits d’intérêts et toute mesure de conformité nécessaire, ainsi qu’à communiquer avec ces personnes.

    Utilisations compatibles : Le décret renferme des renseignements personnels sur la personne nommée, soit son nom au long, ses coordonnées, le poste auquel elle est nommée, la durée et la nature de la nomination et les conditions d’emploi (p. ex., rémunération, avantages sociaux, vacances, etc.). Ces renseignements sont communiqués par le Bureau du Conseil privé à l’institution (voir Dossiers personnels du gouverneur en conseil – BCP PPU 020). De plus, ces renseignements peuvent être utilisés pour la rédaction de rapports à la haute direction ou à un lectorat plus vaste (p. ex., rapports annuels) et du matériel de communication (p. ex., communiqués, biographies, etc.) qui peuvent être diffusés dans de multiples formats, y compris dans le site Web de l’institution. Dans certains cas, le Bureau du conseil privé reçoit des notes et des évaluations de rendement à l’appui de l’évaluation du rendement de certaines personnes (voir Dossiers personnels du gouverneur en conseil – BCP PPU 020). Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu (voir Traitement des déclarations et paiements des particuliers – ARC PPU 005) et, le cas échéant, à la Loi de l’impôt sur le revenu du Québec.

    Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la durée de conservation de certains types de documents administratifs communs par une institution fédérale, y compris la destruction finale de ces documents, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

    Numéro ADD : Propre à l’institution

    Numéro de renvoi au document : NDP 938

    Numéro du fichier : POU 918

  8. L’activité ou le programme nouveau ou modifié est conforme aux lois suivantes:

    Les nominations par le gouverneur en conseil sont effectuées en vertu de la loi pertinente, laquelle précise habituellement les modalités de nomination, la durée du mandat et les compétences requises.

    Le processus de nomination représente l’une des responsabilités que le Bureau du Conseil privé remplit au nom du premier ministre et de son cabinet, duquel il tire ses pouvoirs. En vertu du décret 1935-3375, la prérogative du premier ministre confère au greffier ses responsabilités.   

  9. Sommaire du projet, de l’initiative et du changement: 

    Le ministère joue un rôle central au niveau du soutien opérationnel et de la prestation de conseils au bureau du ministre en ce qui a trait à toutes les nominations par le gouverneur en conseil au sein du portefeuille de la Sécurité publique. Les responsabilités/activités clés épaulant le ministre et le processus de nomination comprennent :
    • La gestion et la coordination de processus de sélection ouverts, transparents et fondés sur le mérite (l’apport d’un guichet unique pour toutes les nominations par le gouverneur en conseil qui se trouvent dans le portefeuille);
    • La préparation d’avis de possibilités d’emploi, de critères de sélection, de questions d’entrevues, de lettres de préavis et de documents de référence (par exemple des lignes directives, des plans d’action, des présentations, des notes d’information, etc.);
    • La prestation de recommandations au ministre; et
    • Le suivi et rapport sur l’état actuel et à venir des postes vacants au sein du portefeuille.  

Section 2 – Détermination et catégorisation des secteurs de risques aux fins de l’ÉFVP

La prochaine partie contient les risques identifiés dans l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le nouveau programme ou celui modifié. Une échelle d'évaluation des risques, de «a» à «f», est incluse pour chaque zone de risques. L'échelle de risques numérique est présentée en ordre ascendant: le premier niveau représente le plus bas niveau de risque potentiel pour la zone de risque; le quatrième niveau représente le plus haut niveau de risque potentiel pour la zone de risque en question.

Veuillez consulter l’annexe C de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT pour en savoir davantage sur l’échelle de risques.

  1. Type du programme ou de l’activité
    • Administration des programmes, des activités et des services
      Échelle de risque – 2
  2. Type des renseignements personnels en cause, et contexte
    • Le numéro d'assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d'autres renseignements personnels de nature délicate, ou encore le contexte de ceux ci est de nature délicate. Renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom de l'individu concerné.
      Échelle de risque – 3
  3. Partenaires du programme ou de l’activité, et participation du secteur privé
    • Avec d'autres institutions fédérales
      Échelle de risqué – 2
  4. Durée du programme ou de l’activité
    • Programme à long terme
      Échelle de risque - 3
  5. Population du programme
    • L’utilisation dans le cadre de ce programme de renseignements personnels à des fins administratives externes touche certaines personnes
      Échelle de risque - 3
  6. Technologie et vie privée
    Est-ce que le programme ou l’activité nouveaux ou modifiés suppose la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un logiciel de collaboration (ou collecticiel) mis en œuvre pour soutenir le programme ou l’activité en matière de création, de collecte ou de manipulation de renseignements personnels?  Non

    Est-ce que le programme ou l’activité nouveaux ou modifiés nécessite qu’on apporte des modifications aux systèmes de TI en place ou aux services en place?  Non
    Le programme ou l’activité nouveaux ou modifiés supposent la mise en œuvre d’une ou plusieurs des technologies suivantes :
    • Méthodes d’identification améliorées : Non
    • Utilisation de la surveillance : Non
    • Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, de la mise en correspondance des renseignements personnels et des techniques de découverte de connaissances : Non
  7. Transmission des renseignements personnels
    • Les renseignements personnels sont transférés à des dispositifs portatifs ou sont imprimés (clé USB, disquette, ordinateur portatif, ou tout transfert de renseignements personnels à un support de données différent.)
      Échelle de risque - 3
  8. Répercussions possibles des risques pour l’institution
    • Tort à la réputation, embarras, perte de crédibilité
      Échelle de risque – 4
  9. Répercussions des risques pour la personne ou l’employé visés
    • Tort financier
      Échelle de risque – 3
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