Annexe 5 : Exigences en matière de rapports
Lignes Directrices des Accords d'aide financière en cas de catastrophe

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• Objet
• Objectif stratégique
• Mise en œuvre
• Éléments du rapport
• Rapports normalisés

Objet

La présente annexe a pour but d'expliquer les exigences en matière de rapports présentées à la Section 17 des Lignes directrices des Accords d'aide financière en cas de catastrophe (AAFCC) et de fournir des renseignements supplémentaires sur le type et la fréquence des rapports produits dans le cadre du programme des AAFCC.

Objectif stratégique

Les exigences en matière de rapports prévues dans le cadre du programme des AAFCC visent à intégrer une prise de décision basée sur des données, tant pour les provinces et les territoires que pour Sécurité publique Canada, pour permettre de mesurer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs stratégiques des AAFCC, de contribuer aux améliorations futures du programme et d'aider les provinces et les territoires à établir des cadres de contrôle de gestion efficaces qui réduisent le risque que des dépenses inadmissibles soient soumises dans le cadre des AAFCC.

À cette fin, les modèles de rapport sont conçus en fonction des données directement liées aux exigences et aux considérations d'admissibilité des AAFCC, ainsi que des renseignements financiers réguliers qui permettent à Sécurité publique Canada d'effectuer des paiements en temps opportun aux provinces et aux territoires. Sécurité publique Canada utilise les renseignements contenus dans les rapports pour aider les provinces et les territoires à exécuter leurs programmes et pour répondre aux préoccupations qui se présentent.

Mise en œuvre

Une fois qu'une réclamation relative aux AAFCC est présentée, il existe différentes exigences en matière de rapports visant à mettre à jour les renseignements ou à demander des paiements de façon régulière, jusqu'à ce que la province ou le territoire soit prêt à finaliser sa réclamation. Les rapports normalisés du programme des AAFCC comprennent les éléments suivants :

• rapport annuel
• Mise à jour financière de mi-année
• demande de paiement anticipé
• demande de paiement progressif ou final

Puisque les mêmes renseignements sont utilisés en grande partie dans ces quatre rapports, les données requises ont été simplifiées en six composantes qui sont décrites ci-dessous. Le tableau 1 présenté à la fin du présent document résume l'objectif et les détails de chacun des rapports normalisés, y compris les composantes de données qui sont requises pour chacun d'entre eux.

Éléments du rapport

La présente section décrit les six différentes composantes des données de production de rapports qui constituent les intrants des rapports normalisés du programme des AAFCC. Ces rapports comprennent à la fois des rapports financiers (par exemple les dépenses réelles et prévues, la ventilation des coûts par volet de financement, etc.) et des rapports non financiers (par exemple des mises à jour de l'état d'avancement, des indicateurs de rétablissement, etc.).

A. Vue d'ensemble de la catastrophe (non financier)

La vue d'ensemble de la catastrophe est le résumé le plus général des principales mesures et informations relatives à la catastrophe admissible, y compris le nom de la catastrophe et le numéro du décret fédéral connexe, le type d'aléa, la période de la catastrophe, la région géographique et le nombre de collectivités touchées. La plupart de ces informations ne changent pas tout au long de la réclamation, mais peuvent être mises à jour, au besoin.

La composante vue d'ensemble de la catastrophe doit figurer dans tous les rapports normalisés.

B. Coûts associés à la catastrophe (financier)

La composante coûts associés à la catastrophe est un résumé du montant total des coûts admissibles estimés associés à la catastrophe et des coûts réels engagés jusqu'à présent, ventilés par volet de financement. Cette information change fréquemment tout au long d'une réclamation relative aux AAFCC et doit être mise à jour avec la meilleure information disponible au moment du rapport.

Une section permet aux provinces et aux territoires de fournir une brève explication des estimations et des chiffres réels fournis, y compris les méthodes d'estimation des coûts totaux associés à la catastrophe et une description de tout écart important des coûts estimés ou réels engagés depuis le rapport précédent. Ces renseignements aident Sécurité publique Canada à fournir un soutien aux provinces et aux territoires et sont utilisés dans l'évaluation des risques que Sécurité publique Canada effectue pour toutes les demandes de paiement.

Le reste des données financières de cette composante est alimenté par des formules qui intègrent les coûts seuils avant la catastrophe, les niveaux de partage des coûts ainsi que le total des paiements du programme des AAFCC à ce jour.

Dans cette composante, les provinces et les territoires mettent également à jour leur cycle de paiement prévu pour la réclamation (par exemple, les dates et les montants prévus pour les paiements qu'ils ont l'intention de demander pour la catastrophe).

La composante coûts associés à la catastrophe doit figurer dans tous les rapports normalisés.

C. Indicateurs de rétablissement (non financier)

La composante des indicateurs de rétablissement comprend les indicateurs de production de rapports obligatoires pour le programme des AAFCC, bien que les provinces et les territoires soient encouragés à fournir les indicateurs supplémentaires dont ils font le suivi pour la catastrophe en question. Les provinces et les territoires fournissent, pour chaque indicateur, la valeur totale de l'indicateur pour la réclamation, la valeur de l'indicateur pour la période de rapport particulière et tout renseignement explicatif afin de fournir un contexte.

Ces renseignements changent tout au long d'une réclamation relative aux AAFCC et sont basés sur la meilleure information disponible au moment du rapport. Par exemple, une catastrophe peut compter 10 000 évacués au total (un nombre qui ne change pas après l'intervention initiale, car il s'agit de la valeur la plus élevée pour la réclamation). Cependant, pour la période de rapport, 50 évacués seulement sont encore déplacés selon le nombre de personnes qui se trouvent dans des logements temporaires.

Les indicateurs de rétablissement doivent figurer dans le rapport annuel et la demande de paiement finale.

D. Mise à jour de l'état d'avancement (non financier)

La mise à jour de l'état d'avancement est une description générale des progrès réalisés à l'égard de la catastrophe admissible depuis le dernier rapport et des activités prévues pour l'année suivante. Les provinces et les territoires fournissent une mise à jour de l'état d'avancement pour chaque volet de financement, jusqu'à ce que toutes les activités de ce volet de financement soient terminées.

Ces renseignements changent tout au long d'une réclamation relative aux AAFCC et sont basés sur la meilleure information disponible au moment du rapport. Sécurité publique Canada utilise également les renseignements sur les activités prévues qui sont fournis afin d'apporter un soutien ciblé aux provinces et aux territoires.

La mise à jour de l'état d'avancement doit figurer dans le rapport annuel.

E. Détail des dépenses (financier)

Le détail des dépenses est une ventilation des coûts associés à la catastrophe admissible qui ont été engagés à ce jour et qui sont présentés par volet de financement, par auteur de la dépense initiale (par exemple, un ministère provincial ou territorial, une administration locale, des petites entreprises, etc.) et par activité générale. Certaines sections sont consacrées à une brève description des activités et aux types de pièces justificatives de ces dépenses. Les provinces et les territoires ne sont pas tenus de soumettre les pièces justificatives avec le rapport, mais devrait indiquer les dossiers disponibles pour appuyer l'évaluation des risques qu'effectue Sécurité publique Canada pour toutes les demandes de paiement.

Ces renseignements changent tout au long d'une réclamation relative aux AAFCC et sont basés sur la meilleure information disponible au moment du rapport.

Le détail des dépenses doit accompagner les demandes de paiement progressif ou final.

F. Attestation de la réclamation (financier)

L'attestation de la réclamation est une confirmation signée par le dirigeant principal des finances ou par l'administrateur financier délégué de la province ou du territoire, selon laquelle les coûts soumis dans une réclamation relative aux AAFCC sont admissibles au programme des AAFCC et ont été comptabilisés conformément aux normes comptables du secteur public.

Une attestation de la réclamation est requise pour toutes les demandes de paiement (paiement anticipé, progressif ou final).

Rapports normalisés

Le Tableau 1: Rapports normalisés résume la fréquence, les dates et les composantes de chaque Rapport normalisé soumis par les provinces et territoires.

Outre ces Rapports normalisés, Sécurité publique Canada peut demander des renseignements supplémentaires ou des exemples de documents afin de mieux comprendre le contexte des demandes de renseignements relatives aux AAFCC et d'aider les provinces et les territoires à mettre en œuvre leurs programmes d'aide financière en cas de catastrophe. Un tel soutien a également pour but d'atténuer les risques financiers associés aux réclamations provinciales ou territoriales relatives aux AAFCC et de réduire la probabilité qu'un audit complet ou un ajustement majeur soit nécessaire au moment d'un paiement final.

Date de modification :

2025-06-26