Modalités du versement de contributions dans le cadre du programme conjoint de protection civile (PCPC)

1. Autorité relative au Programme conjoint de protection civile (PCPC)

L'article 3 et l'alinéa 4(1)m) de la Loi sur la gestion des urgences confère au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile la responsabilité d'assumer un rôle de premier plan en matière de gestion des urgences au Canada en coordonnant, au sein des institutions fédérales et en collaboration avec les gouvernements provinciaux et d'autres entités, les activités de gestion des urgences, y compris l'établissement des politiques et des programmes en matière de gestion des urgences.

En vertu du paragraphe 4(1) de la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, les attributions du ministre s'étendent d'une façon générale à tous les domaines de compétence du Parlement liés à la sécurité publique et à la protection civile qui ne sont pas attribués de droit à d'autres ministères ou organismes fédéraux. En vertu du paragraphe 4(2), le ministre est chargé d'assumer un rôle de premier plan, à l'échelon national, en matière de sécurité publique et de protection civile. De plus, en vertu des alinéas 6(1)a) et c), dans le cadre de ses attributions et dans le respect des compétences attribuées aux provinces et aux territoires, le ministre peut initier, recommander, coordonner, mettre en œuvre et promouvoir des politiques, des programmes ou des projets en matière de sécurité publique et de protection civile; il peut accorder des subventions et verser des contributions.

2. Objectifs du Programme

Dans le cadre du PCPC, le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, en consultation et en collaboration avec les gouvernements provinciaux et territoriaux, contribue à des projets visant à accroître la capacité du pays à faire face à tous types d'urgence et à améliorer la résilience des infrastructures essentielles. Qu'ils soient destinés à la formation, à la planification des mesures d'urgence et aux exercices, à l'achat de matériel de préparation et d'intervention en cas d'urgence ou au remboursement des frais engagés pour maintenir les initiatives de recherche et de sauvetage en milieu urbain (RSMU), l'investissement dans le cadre du PCPC est un moyen proactif de réduire le nombre de blessures et de pertes de vies humaines, ainsi que de diminuer les coûts des dommages aux biens associés à tout type d'urgence.

Les objectifs du PCPC sont les suivants :

• Les organismes d'urgence des provinces, des territoires, des municipalités et des Premières nations sont mieux préparés et ont les capacités requises pour faire face à tous types d'urgence.
• Le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile atteint les objectifs stratégiques et les objectifs du Programme en répondant aux besoins liés aux situations d'urgence de ses groupes cibles grâce aux paiements de contribution effectués dans le cadre du PCPC.

3. Stratégie de mesure du rendement

Une stratégie de mesure du rendement a été mise en place pour le PCPC, et le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile est déterminé à surveiller le rendement du programme et à en rendre compte conformément à la stratégie; à entreprendre les évaluations et les vérifications convenues; à gérer les risques cernés relatifs au PCPC en mettant en œuvre les mesures d'atténuation convenues et à rendre compte des progrès accomplis.

4. Bénéficiaires admissibles

Les bénéficiaires de ce Programme sont les gouvernements provinciaux et les gouvernements territoriaux. Une province ou un territoire peut présenter une demande dans laquelle le bénéficiaire final est le gouvernement provincial/territorial, ses organismes ou une municipalité. Les réserves des Premières nations peuvent également présenter une demande de financement dans le cadre du PCPC par l'entremise de leur province/territoire respectif.

5. Projets admissibles

Pour être admissible au financement versé dans le cadre du PCPC, chaque projet doit :

• être assorti d'un objectif clair visant à améliorer la capacité nationale d'intervention en cas d'urgence ou de protection des infrastructures essentielles;
• prévoir un énoncé clair des résultats prévus du projet afin de démontrer, de façon aussi concrète que possible, comment le projet contribuera à l'amélioration de la protection civile nationale;
• être fondé sur des dates de début et de fin acceptés (le Programme vise à encourager les nouvelles initiatives en fournissant les capitaux de lancement pour démarrer les projets; il ne porte pas sur le financement à long terme des projets);
• inclure une déclaration sur la manière dont la contribution financière fédérale au projet sera reconnue;
• faire état de l'engagement financier provincial ou territorial à l'égard du projet;
• miser sur les dispositions actuelles en matière de protection civile : ainsi, une province, un territoire ou une collectivité doit déjà posséder un plan d'urgence pour pouvoir présenter une demande de fonds. Les propositions qui ne satisfont pas à cette exigence ne seront considérées que si la proposition vise l'élaboration d'un plan d'urgence.

6. Coûts admissibles d'un projet

Coûts admissibles

Les dépenses suivantes pourraient être admissibles au financement versé dans le cadre du PCPC :

• les salaires et les avantages sociaux versés par les provinces et les territoires pour un projet précis du PCPC prévoyant une date de début et de fin (à noter que les fonds accordés dans le cadre du PCPC ne peuvent servir au paiement des salaires ou avantages sociaux des fonctionnaires desquels on s'attend à ce qu'ils fournissent des services déjà prévus dans le PCPC);
• l'équipement, les véhicules, les navires, etc. (y compris les coûts de chaque article facturé, le transport, les frais d'installation et la formation technique connexe) soumis au taux plafond garanti de la Mise à jour annuelle;
• les honoraires d'experts-conseils (taux horaire par personne et nombre d'heures, produits ou services fournis), les coûts d'impression (fournitures et impression) et tous les autres frais qui sont directement liés aux produits à fournir ou à une activité dans le cadre du projet du PCPC; 
• les coûts de la formation (animateurs, location de locaux, équipement et fournitures, déplacements, repas et hébergement) conformément aux indemnités quotidiennes des provinces et des territoires pour les frais de déplacement;
• les taxes (seulement la TPS ou la partie provinciale de la TVH qui a été versée peut être réclamée conformément aux règlements des provinces et des territoires);
• les coûts reliés à l'élaboration, la coordination et la mise en pratique (exercices) de plans et des mesures d'urgence, y compris les évaluations du risque, de la vulnérabilité et du danger;
• les coûts directs d'entretien et de fonctionnement pour le maintien des initiatives de recherche et de sauvetage en milieu urbain (RSMU) (par exemple, les installations d'entreposage, les palettes de fret aérien, les frais de vétérinaire, la location d'entrepôts pour des véhicules spécialisés, etc.). 

Coûts non admissibles

Les types de dépenses suivantes ne sont pas admissibles au financement versé dans le cadre du PCPC :

• Les fonctions et l'équipement considérés comme étant de la responsabilité courante des ministères provinciaux ou des organismes de première intervention, comme les services de police, les services d'incendie et les services d'ambulance.
• Les coûts permanents de fonctionnement et d'entretien pour les initiatives du PCPC ou de protection des infrastructures essentielles.
• Les frais de réception, à l'exception des repas fournis pendant la formation ou les exercices (conformément aux indemnités quotidiennes accordées par les provinces et les territoires pour les frais de réception).
• Les frais administratifs qui ne sont pas directement liés à un projet précis du PCPC. Chaque destinataire final (pouvant être un gouvernement provincial ou territorial) doit absorber les frais de fonctionnement courants. Par exemple, les salaires et les avantages sociaux réguliers, les frais des vérifications, de l'ameublement de bureau, l'équipement, les fournitures de bureau, le travail de comités, l'administration et la surveillance du PCPC, ne doivent pas être visés par le partage des coûts. On reconnaît que certaines propositions entraînent des frais administratifs extraordinaires qui s'ajoutent aux frais de la prestation de services gouvernementaux; ces dépenses peuvent être considérées pour le partage des coûts et doivent être clairement précisées en détail au cours de la phase de proposition.
• La provision pour l'inflation.
• Les importants coûts en capital, qui incombent aux gouvernements provinciaux et territoriaux ou aux administrations municipales (immeubles, agrandissements d'immeubles et autres projets d'immobilisations complexes).

Les provinces et les territoires peuvent imposer d'autres restrictions ou limitations financières en plus de celles décrites ci-dessus.

Des exceptions à la liste ci-dessus de coûts inadmissibles peuvent être considérées dans le cas de projets prototypiques qui portent sur de nouvelles technologies dont les résultats seront communiqués dans l'ensemble du pays ou de projets de construction d'installations d'entreposage/de formation pour la recherche et le sauvetage en milieu urbain.

7. Cumul

Dans le cadre du présent programme de contribution, le niveau maximal (limite de cumul) de l'aide gouvernementale totale (aide fédérale/provinciale/municipale accordée pour les mêmes fins et les mêmes dépenses admissibles) ne dépassera pas le total (100 %) des dépenses admissibles du projet. Le taux d'aide maximal de tous les organismes fédéraux, à l'exception du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, ne doit pas dépasser 25 % du total des coûts admissibles du projet.

Le remboursement de toute somme excédant la limite de l'aide gouvernementale totale sera calculé au prorata.

8. Partage des coûts

Partage du financement

Aucune formule ni aucun ratio n'est établi à l'égard du partage des coûts des projets puisque le ratio de partage des coûts est négocié en fonction des demandes individuelles et dépend de la nature du projet et des fonds disponibles. Le pourcentage maximum de partage des coûts admissibles que fournira le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile dans le cadre du PCPC est 75 %. Chaque demande visant un projet (qui fait office d'entente de contribution entre le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux et territoriaux) précisera le ratio du partage des coûts négocié.  

Lorsque de l'aide est fournie, le ratio de partage des coûts doit être respecté. Dans le cas où l'aide réelle fournie par le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile à un bénéficiaire dépasserait un ratio de partage des coûts supérieur à celui qui a été négocié et précisé dans le projet, le Ministère devra ajuster le ratio de financement de manière à ce qu'il reflète la contribution fédérale maximale approuvée.

La contribution financière du gouvernement fédéral dépend de l'affectation de fonds par le Parlement, et le bénéficiaire sera informé qu'il pourrait être nécessaire de mettre fin à l'aide financière accordée ou de la réduire si le financement accordé au Ministère par le Parlement est modifié.

La contribution du gouvernement fédéral dépend également du maintien du programme par le gouvernement du Canada, et le bénéficiaire sera informé que le ministre a le pouvoir de mettre fin à l'aide financière si le programme est aboli.

9. Montant maximal payable

Sous réserve du montant total annuel de financement accordé par le Cabinet, la somme maximale payable à une province ou un territoire est de quatre millions de dollars pour un exercice donné. Cette somme représente la somme totale de l'apport du gouvernement fédéral à tous les projets du PCPC soutenus dans une seule province ou territoire. La somme payable maximale versée dans le cadre d'un projet particulier est de 3 millions de dollars pendant une année financière quelconque.

10. Mode et date de paiement

Le paiement des fonds du PCPC sera effectué sous forme de remboursement fondé sur les réclamations soumises par les provinces et territoires, accompagnées de tous les coûts comptabilisés et appuyées par une certification appropriée (soit par le vérificateur provincial ou territorial en ce qui a trait aux projets bénéficiant d'une contribution fédérale d'au moins 150 000 $, ou par un représentant officiel provincial ou territorial qui est dûment responsable de l'aspect fiscal du projet, pour ce qui est des projets bénéficiant d'une contribution  fédérale de moins de 150 000 $). Si le bénéficiaire final n'est pas une province ou un territoire, il soumettra alors une réclamation détaillée à la province ou au territoire concerné, qui soumettra par la suite une réclamation au ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile. Dès que la réclamation est réglée, la province ou le territoire paie le bénéficiaire final.

Les réclamations à l'égard des paiements au prorata des travaux seront préparées selon les informations financières du bénéficiaire final, conformément aux pratiques et aux principes comptables généralement reconnus. Les versements anticipés ne sont pas payés d'avance et les paiements au prorata des travaux sont effectués lorsqu'un progrès mesurable qui a été convenu est atteint ou à l'achèvement du projet. Une réclamation à l'égard d'un paiement partiel ou total est présentée par les provinces ou les territoires au ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile. Dès que la réclamation, les documents à l'appui et les signatures satisfont à toutes les conditions de paiement selon les modalités du Programme, un paiement est approuvé.

Les provinces et les territoires doivent présenter un rapport au ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, tel qu'indiqué dans la dernière Mise à jour annuelle.

Aucune contribution accordée aux termes du PCPC n'est un transfert remboursable.

Les bénéficiaires du PCPC sont les provinces et les territoires, et les bénéficiaires finaux sont les provinces, les territoires et les municipalités; par conséquent, aucun paiement aux entreprises dans le but de générer des profits ou pour augmenter la valeur d'une entreprise n'est effectué aux termes du PCPC.

11. Modalités de la demande

Les bénéficiaires doivent présenter un formulaire de demande complet, conformément à l'article 5. Les demandes des bénéficiaires devront inclure :

• les déclarations requises pour prévenir le risque de conflit d'intérêts, dont :
  • le signalement de tout conflit d'intérêts apparent, réel ou potentiel conformément aux directives du Conseil du Trésor et le signalement de la participation de tout ancien fonctionnaire visé par le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique;
  • l'enregistrement des lobbyistes comme le prescrit la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes (lorsque les requérants ont recours à des lobbyistes, ils doivent fournir l'assurance que ces derniers sont enregistrés conformément aux directives du Conseil du Trésor et qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts, réel ou potentiel, ni de régime d'honoraires conditionnels);
  • le respect des conditions prévues par la Loi sur le Parlement du Canada.
• un résumé détaillé de la ventilation des coûts pour l'exercice pertinent;
• un état du partage des coûts pour l'exercice précédent, lors de projets pluri-annuels;
• une liste de toutes les contributions en nature applicables aux projets parrainés par les gouvernements provinciaux/territoriaux jusqu'à une limite de 75 000 $ par année, par province/territoire (continuera à être limité aux projets parrainés par les provinces/territoires uniquement; les projets municipaux ne sont pas admissibles);
• un engagement écrit signé par le ministre provincial/territorial chargé de la gestion des urgences, ou d'un fonctionnaire délégué, à respecter les modalités du Programme, y compris les lignes directrices.

Processus de sélection

Le PCPC est administré par le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile selon un processus officiel et bien établi d'examen et d'approbation pour le financement annuel des projets. Chaque année, le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile établit une liste de priorités fédérales afin d'aider à déterminer le bien-fondé srelatif de chaque projet. Ces priorités sont énoncées chaque année dans la Mise à jour annuelle avec les dispositions annuelles en matière de financement. Des comités provinciaux et territoriaux du PCPC sont formés dans le but d'examiner et d'évaluer les propositions de financement du PCPC. Les provinces et les territoires dressent une liste des propositions prioritaires avec la documentation à l'appui, lesquelles sont envoyées aux bureaux régionaux du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile. Les régions du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile examinent l'admissibilité des propositions et communiquent celles qui sont recommandées au Comité du PCPC du Ministère pour qu'il les prenne en considération. Le Comité recommande l'approbation, le rejet ou la modification des propositions au sous-ministre adjoint (SMA) responsable de la gestion des situations d'urgence et de la sécurité nationale, ou à celui qui a le droit de le faire, pour qu'il l'approuve.

12. Gestion et exécution du Programme

Le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile assure la mise en place de contrôles financiers et de programme efficaces pour gérer le PCPC, notamment :

• On exerce une diligence raisonnable dans le choix et l'approbation des projets et dans la gestion et l'administration du Programme.
• La stratégie de mesure du rendement permet une mesure et des comptes rendus appropriés des résultats, relativement à l'objectif qui est de fournir des ressources au moyen de transferts, et le respect des exigences en gestion et en vérification adéquate des risques.
• Le Ministère a la capacité d'exécuter et d'administrer efficacement le programme, y compris en ce qui a trait à la surveillance, à l'apprentissage et à la formation.
• Il existe des systèmes et des procédures adéquats au sein du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile ainsi qu'au sein des administrations provinciales-territoriales bénéficiaires, qui garantissent la gestion efficace et efficiente du programme et l'entière satisfaction des exigences relatives à l'exercice de la diligence raisonnable.
• Tous les livres comptables du bénéficiaire peuvent faire l'objet d'une vérification postérieure par des vérificateurs provinciaux/territoriaux, et le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, ou ses agents, peuvent effectuer une vérification de cette vérification ou effectuer une nouvelle vérification, selon ce qui est préférable. 
• Le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile ou ses agents peuvent contrôler cette vérification ou, s'ils le jugent à propos, entreprendre une vérification fédérale annuelle des programmes sélectionnés. 
• Le financement de la part du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile envers le Programme peut être assujetti à des modalités d'annulation ou de réduction des paiements de transfert dans le cas où le niveau de financement du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile serait modifié par le Parlement.
• Les documents sur les programmes et les livres comptables appropriés ainsi que tout autre document pertinent sont conservés afin de fournir des preuves documentaires des décisions prises et des résultats atteints et de permettre la divulgation du montant des contributions versé aux bénéficiaires.

13. Durée des modalités

Les présentes modalités seront en vigueur à partir du 1^er avril 2009.

14. Propriété intellectuelle

Si le produit d'un projet financé constitue un élément de propriété intellectuelle, le bénéficiaire final conservera les droits d'auteur de toute œuvre produite au cours du projet. Le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile encourage le destinataire et le bénéficiaire final à transmettre aux responsables de la gestion d'urgence les connaissances acquises ou élaborées grâce aux projets du Programme conjoint de protection civile. 

Cependant, dans les circonstances où le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile désire utiliser la propriété intellectuelle découlant d'un projet particulier, les Services juridiques du Ministère seront consultés au cas par cas pour obtenir du bénéficiaire final une licence non exclusive qui donnera à la Couronne le droit de se servir de la propriété intellectuelle ainsi acquise ou élaborée ou de permettre à un tiers de le faire.

15. Langues officielles

La proposition sera conforme à toutes les exigences applicables stipulées dans la Loi sur les langues officielles et dans les règlements connexes, ainsi qu'aux politiques fédérales sur le sujet, notamment le chapitre 4-1 de la Politique sur les langues officielles.